Instrukcja archiwalna z komentarzem

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są do opracowania i wdrożenia odpowiednich instrukcji archiwalnych. Regulują one zasady i tryb postępowania z dokumentacją aktową, określają organizację i zakres działania archiwum oraz szczegółowe zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, w szczególności:

• kwalifikowania i klasyfikowania akt,
• przejmowania dokumentacji powstałej w toku działania,
• gromadzenia, zabezpieczania i konserwacji dokumentacji,
• porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego,
• udostępniania akt,
• brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
• postępowania w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej.

Niniejsza publikacja może stanowić istotną pomoc przy opracowywaniu własnych instrukcji przez jednostki organizacyjne.
Piotr Thiem - prezes Wielkopolskiego Oddziału Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pełnomocników Ochrony Informacji Niejawnych; wykładowca na szkoleniach dotyczących ochrony informacji niejawnych; autor wielu artykułów z zakresu tej tematyki.

Wprowadzenie
Instrukcja archiwalna

1. Postanowienia ogólne
2. Organizacja archiwum
3. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów
4. Przejmowanie materiałów z komórek organizacyjnych
5. Ewidencja dokumentacji gromadzonej w archiwum
6. Przechowywanie i konserwacja dokumentacji
7. Udostępnianie dokumentacji
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
10. Postępowanie w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
11. Nadzór i kontrola

Załączniki:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 ze zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375)
3. Wzór okładki teczki akt
4. Spis zdawczo-odbiorczy (wewnętrzny)
5. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
6. Karta udostępnienia akt
7. spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
9. Spis zdawczo-odbiorczy (do archiwum państwowego)