Instrukcja obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów unijnych (z suplementem elektronicznym)

Dokument, o który zawsze pytają instytucje uprawnione do badania prawidłowości wykorzystania funduszy unijnych!
Kierownik każdej jednostki realizującej projekty finansowane lub współfinansowane z europejskich funduszy unijnych jest zobowiązany do przestrzegania zasad kontroli finansowej i merytorycznej. Wymagania te nakłada na każdą jednostkę zarówno prawo bilansowe, jak też wytyczne instytucji wdrażających w oparciu o rozporządzenia Unii Europejskiej. Podstawowym instrumentem kontroli finansowej w jednostkach jest instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów.
Książka zawiera zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów zarówno finansowo-księgowych, jak też merytorycznych oraz ich archiwizacji.
Nie jest to sformalizowany dokument sporządzany według ustalonego wzoru, ale akt wewnętrzny, opracowywany przez kierownika każdej jednostki i dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Służy dokładnemu określeniu, co każda struktura, dział czy określony pracownik jednostki powinien zrobić w celu prawidłowego udokumentowania wszystkich operacji mających związek z realizacją zadań wynikających z zawartych umów.
Publikacja zawiera gotowy wzorzec zarządzenia wewnętrznego , który łatwo można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy a dołączony suplement elektroniczny (dokumentacja w formie MS Word), daje możliwość bezpośredniej pracy na plikach, uzupełnienia o dane, zapis, wydruk itp.

Jolanta Oleńska - posiada 15-letnie doświadczenie z zakresu rozliczania i ewidencji księgowej środków finansowych pochodzących ze źródeł Unii Europejskiej, Senatu Stanów Zjednoczonych, rządu Szwajcarii, jak również polskich środków publicznych będących w dyspozycji Urzędów miast i PFRON. Prowadziła liczne kontrole finansowe z ramienia jednostek udzielających dotacji (PARP, UKIE, FFW), jak też jednostek będących odbiorcami tychże dotacji (partnerstwa IW EQUAL). Jest autorką około 50 artykułów związanych z problematyką podatkową i księgową. Wieloletni pracownik Fundacji Fundusz Współpracy, będącej jedną z pierwszych organizacji pośredniczącej w przekazywaniu środków pomocowych. Obecnie zajmuje się szkoleniami i doradztwem w zakresie rozliczania projektów EFS oraz organizacji ładu dokumentacyjnego. Fundatorka i członek zarządu Fundacji G10.

Wstęp
I. Instrukcja obiegu dokumentów jako podstawowy element wewnętrznej kontroli finansowej i merytorycznej

1. Dokumenty finansowo-księgowe
   
   
   1. Faktura VAT
   2. Faktura VAT korygująca
   3. Nota korygująca
   4. Rachunek
   5. Lista płac
   6. Wniosek o zaliczkę
   7. Rozliczenie zaliczki
   8. Polecenie przelewu
   9. Wyciąg bankowy
   10. Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji
   11. Raport kasowy
   
   
2. Dokumenty merytoryczne
   
   
   1. Informacja i promocja
   
   
3. Wniosek o płatność

II. Elementy instrukcji obiegu dokumentów

1. Ogólne zasady obiegu dokumentów
2. Komórki w obiegu dokumentów finansowo-księgowych
   
   
   1. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów księgowych
   
   
3. 3. Terminy przepływu dokumentów i ich systematyczność

III. Formy i przykłady sporządzenia instrukcji obiegu dokumentów

1. Metoda graficzna
2. Metoda tabelaryczna
3. Metoda opisowa
4. Metoda kartotekowa
5. Metoda mieszana

IV. Archiwizacja dokumentów

1. Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji

V. Przykłady opracowania zakładowej instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów